6 formas de organizar sua agenda para ter um ano produtivo

Gerenciar o fluxo de trabalho é o que muitas pessoas entendem quando dizem "se organizam" ou "Estou definindo minhas prioridades". Mas, como David Allen, desenvolvedor da metodologia Getting Things Done (GTD - A arte de fazer acontecer), observa, há um diferente entre ter prioridades e obtendo as dezenas de decisões que você enfrenta todos os dias: O GTD se baseia em cinco passos para fazer as coisas acontecerem:

  1. Capturar – Tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável, como um papel. É bastante comum ver usuários de GTD andando com um bloquinho e caneta por aí.
  2. Esclarecer – Tempo do dia em que você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das coisas que capturou. Existe um fluxograma (que vou colocar mais adiante) que guia todo o processo.
  3. Organizar – Organizar é apenas um dos passos do GTD. Estamos falando de uma metodologia de produtividade, não de organização.  É importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo.
  4. Refletir – Este é o momento do planejamento no GTD, quando definimos prioridades. Trata-se de uma revisão que fazemos de todo o nosso sistema para não perder nada de vista.
  5. Engajar – É executar com significado. Saber que você está fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber que o que você não está fazendo está sob controle, porque você definiu prioridades.

"Definir prioridades" no sentido tradicional de se concentrar em seus objetivos e valores de longo prazo, embora obviamente um foco principal necessário, não fornece um quadro prático para a grande maioria das decisões e tarefas que você deve envolver no dia a dia. (Getting Things Done, Revised Edition, 2015, David Allen, página 57). Aqui estão seis maneiras de um fluxo de trabalho bem gerenciado ajudará 2018 a ser melhor.

1. Um fluxo de trabalho bem gerenciado limpa sua mente.

Você já esteve sentado em uma reunião, talvez uma reunião de pessoal, quando um pensamento estranho, mas importante, apareceu em sua mente: "Pegue leite no caminho de casa." "Não esqueça o vestido de Frieda no limpador." "Eu tenho Tenho que conseguir a reunião dos pastores em nosso calendário de casa antes que seja tarde demais. "Minha configuração padrão é empurrar essas coisas sobre a minha mente, na esperança de lembrá-las mais tarde. Minha média de batedores para essa estratégia me manteria no banco na bola simples A.

Quanto mais tentarmos lembrar, mais nós somos propensos a esquecer. Usar lembretes escritos e gerenciamento de fluxo de trabalho escrito liberam nossas mentes para o que eles pretendem: pensar.

2. Concentra sua energia.

Poucas coisas são mais frustrantes para mim pessoalmente do que perder tempo e energia. Se "resgatar o tempo porque os dias são maus" é tão verdadeiro como afirmamos, então o tempo e a energia desperdiçados desapareceram para sempre, e, ousemos, dizemos pecaminosos . Talvez eu possa fazer melhor na próxima vez, mas não posso fazer melhor na última vez. A grama seca , a flor desaparece .

Quanto mais eu tiver mais atenção que eu tenho que dar ao meu nível de energia. Que horas do dia eu tenho mais? Pelo menos? Quando posso ir dormir de pé? Organizar o fluxo de trabalho ajuda a concentrar minha energia em uma produtividade mais benéfica.

3. Remova distrações.

Como Ryan Rice observou em seu artigo LifeWay Pastors,  Keys to a Fruitful-Not Busy-New Year ,

Para alguns de nós, "não" precisa se tornar nossa palavra favorita.

O fluxo de trabalho gerenciado torna mais fácil dizer "não" às coisas porque podemos reconhecer melhor as distrações. É mais do que simplesmente não fazer algumas coisas; é saber o que não fazer e por quê . Então, se recusam a perseguir as distrações.

4. Esclarece suas ações.

O fluxo de trabalho bem gerenciado não só nos diz o que não fazer, pode nos ajudar a saber o que fazer a seguir . Como Matt Perman escreve no What's Best Next: Como o Evangelho transforma como você faz as coisas :

Saiba o que é mais importante exatamente onde você está e se concentre nisso.

Muitas vezes, ao fazer malabarismos com tarefas múltiplas (aqueles de nós que somos trabalhistas em grupo ou a tempo parcial vivem neste espaço), podemos perder o controle do próximo. Entre a casa, o emprego regular, a posição do ministério e o voluntariado para algo, há vários prazos, projetos, necessidades e requisitos. Sem uma boa gestão do fluxo de trabalho, podemos ser tiranizados pelo urgente em vez de atuar sobre o importante.

5. Impede a duplicação.

Há uma piada de pessoas que mantêm listas de tarefas: você adiciona algo já concluído apenas para marcá-lo fora da lista? Eu tenho. Mas é realmente um falso sentimento de realização como se fosse fazer a tarefa, escrevê-la e cruzá-la são três ações diferentes. O que precisamos fazer é fazer a próxima coisa e seguir em frente.

A duplicação não significa necessariamente fazer o mesmo duas vezes. Isso significa lidar com a mesma idéia várias vezes antes de fazê-lo: pensar em algo e esquecê-lo, lembrá-lo mais tarde e escrevê-lo na parte de trás de um envelope, perdendo o envelope, lembrando dois dias depois para procurar o envelope, lembrando a tarefa, e assim por diante. Chamá-lo de "desorganização afetada procrastinação".

A duplicação é o oposto polar de redimir o tempo, pois trata o tempo como um recurso infinito.

6. Ele guia você através de interrupções.

Em novembro de 2015, aceitei um papel de Pastor de Grupos a tempo parcial em uma igreja na área de Nashville. Apenas dois meses depois, minha esposa foi diagnosticada com câncer de mama do Fase 1, então nos abrimos para um futuro pelo qual estávamos preparados apenas pelo poder de Deus. Tenho um emprego a tempo inteiro, uma posição de igreja a tempo parcial, sou marido e pai, e adicionei vários médicos, visitas hospitalares, cirurgias e muito mais. Deus usou o gerenciamento do fluxo de trabalho para me ajudar a "numerar meus dias" e procurar viver com sabedoria (Salmo 90:12, paráfrase) durante um ano interrompido.

Esse é um exemplo extremo. A maioria das interrupções não são a vida e a morte. Em vez disso, as interrupções se sentem irritantes. Ao invés de uma doença potencialmente fatal, eles são um músculo puxado ou um pescoço rígido. No entanto, eles têm o potencial de nos tirar da pista.

O fluxo de trabalho gerenciado pode ajudar a manter-nos discados no que precisamos fazer (ou não fazer) momento a momento para que todos possamos - tendo servido nosso propósito em nossa geração (Atos 13:36) e executar a corrida com resistência (Hebreus 12: 1) - devemos ouvir o Pai dizer "bem feito".


Fonte: Este artigo foi originalmente publicado em  www.lifeway.com  em 03/01/2018, por Marty Duren.


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